Thiết kế và thi công một gian hàng triển lãm không chỉ đơn thuần là đặt bàn, dựng bảng hay treo banner. Đó là một quy trình gồm nhiều bước có hệ thống, nơi mọi chi tiết, từ ý tưởng, thông điệp, cấu trúc cho tới vật liệu thi công đều phải thống nhất để tạo ra một trải nghiệm hoàn chỉnh và hiệu quả cho khách tham quan. Với chúng tôi tại SFocus, việc quản lý quy trình chặt chẽ giúp đảm bảo tiến độ, tối ưu ngân sách và mang lại đúng mục tiêu thương hiệu trong mỗi sự kiện.
Bước 1: Xác định mục tiêu & ngân sách tổng thể
Nền tảng của một gian hàng thành công luôn bắt đầu từ việc xác định rõ mục tiêu. Gian hàng của của bạn xuất hiện tại triển lãm để làm gì: giới thiệu sản phẩm mới, thu lead, ký kết hợp tác hay tăng nhận diện? Khi mục đích đã rõ, việc phân bổ ngân sách cho từng phần hạng mục – thiết kế, vật liệu, in ấn, nhân sự, vận chuyển, lắp đặt – cũng trở nên chủ động và hiệu quả hơn. Một bản ngân sách đầy đủ giúp thương hiệu và đối tác tránh các tình huống phát sinh không cần thiết trong giai đoạn thi công.
Bước 2: Nghiên cứu sự kiện, hiểu khán giả & không gian trưng bày
Mỗi triển lãm đều có đối tượng khán giả khác nhau và quy định kỹ thuật riêng. Vì vậy, bước nghiên cứu sự kiện giữ vai trò đặc biệt quan trọng. Chúng mình cần nắm rõ vị trí gian hàng (góc, trung tâm, cạnh lối đi), kích thước mặt bằng, yêu cầu kỹ thuật từ ban tổ chức cũng như hành vi của nhóm khách tham quan chính. Việc hiểu rõ bối cảnh giúp đội ngũ SFocus đưa ra lựa chọn phù hợp về bố cục và định hướng thiết kế ngay từ đầu.
Bước 3: Phát triển concept sáng tạo theo DNA thương hiệu
Concept chính là “linh hồn” của gian hàng. Đây là lúc công ty kể câu chuyện thương hiệu theo một cách trực quan và hấp dẫn nhất. Dựa trên mục tiêu và hệ thống nhận diện của thương hiệu bạn, concept cần thể hiện rõ thông điệp xuyên suốt, cấu trúc không gian, màu sắc chủ đạo và trải nghiệm tương tác cho khách tham quan. Một concept tốt sẽ tạo được cảm xúc, giúp khách nhớ đến thương hiệu thay vì chỉ đơn thuần lướt qua gian hàng.
Bước 4: Thiết kế 3D/Mock-up và duyệt mẫu
Sau khi concept được chốt, đội ngũ thiết kế sẽ mô phỏng gian hàng bằng bản vẽ 3D hoặc mock-up để chúng mình hình dung không gian thực tế. Đây là giai đoạn cần sự trao đổi chặt chẽ để điều chỉnh mọi chi tiết – từ ánh sáng, màu sắc, chất liệu cho đến vị trí khu trải nghiệm hoặc khu trưng bày sản phẩm. Việc duyệt thiết kế cẩn thận trước khi sản xuất giúp tiết kiệm thời gian thi công và tránh sửa chữa tốn kém ở bước sau.
Bước 5: Lựa chọn vật liệu & hoàn thiện bản vẽ kỹ thuật
Để đảm bảo chất lượng thi công, cần lựa chọn vật liệu phù hợp với concept và ngân sách, chẳng hạn như khung kim loại, panel gỗ, đèn chiếu sáng, màn hình trình chiếu, khu vực demo hay khu check-in. Sau đó, đội ngũ kỹ thuật sẽ hoàn thiện bản vẽ chi tiết và danh sách vật liệu để chuyển sang giai đoạn sản xuất.
Bước 6: Thi công sản xuất & lắp đặt tại hiện trường
Đội thi công sẽ bắt đầu sản xuất các hạng mục theo bản vẽ kỹ thuật, sau đó chuyển đến địa điểm triển lãm để lắp đặt. Từng chi tiết như khung dựng, bề mặt in ấn, ánh sáng hay hệ thống điện đều được kiểm tra kỹ nhằm đảm bảo tính thẩm mỹ và an toàn. Đây là giai đoạn đòi hỏi nhà thầu phải có kinh nghiệm để giữ đúng tiến độ và tránh lỗi kỹ thuật trong ngày khai mạc.
Bước 7: Kiểm tra hoàn thiện & bàn giao trước giờ khai mạc
Trước khi triển lãm chính thức mở cửa, chúng mình luôn tiến hành kiểm tra tổng thể: hệ thống điện, ánh sáng, các thiết bị trình chiếu, khu vực demo, độ an toàn của kết cấu và trải nghiệm di chuyển của khách tham quan. Sau khi tất cả đạt chuẩn, gian hàng sẽ được bàn giao cho thương hiệu của bạn để vận hành trong suốt thời gian diễn ra sự kiện.
Bước 8: Tháo dỡ & đánh giá hiệu quả sau sự kiện
Khi triển lãm kết thúc, gian hàng được tháo dỡ theo đúng tiêu chuẩn ban tổ chức. Quan trọng hơn, cần đánh giá hiệu quả sự kiện dựa trên các chỉ số: số lượt khách ghé thăm, thời gian khách ở lại, số lượng lead thu về, tỷ lệ tương tác, phản hồi từ khách hàng và mức độ lan tỏa trên mạng xã hội. Việc so sánh dữ liệu này với mục tiêu ban đầu giúp thương hiệu và SFocus rút kinh nghiệm và tối ưu cho những lần sau.
Gợi ý timeline chi tiết cho Thương hiệu
Để quá trình diễn ra trơn tru, các công ty, doanh nghiệp có thể áp dụng timeline tham khảo sau:
-
–6 tháng: xác định mục tiêu & ngân sách
-
–4 tháng: xây dựng concept, thiết kế mock-up & duyệt
-
–3 tháng: chọn vật liệu, nhà thầu và hoàn thiện bản vẽ kỹ thuật
-
–1 tháng: thi công & lắp đặt
-
Ngày diễn ra triển lãm: vận hành
-
+0.5 ngày: kiểm tra và tinh chỉnh sau lắp đặt
-
+x ngày: review – đánh giá – báo cáo hiệu quả
Một số kinh nghiệm quan trọng trong thi công gian hàng triển lãm
Giao tiếp rõ ràng với nhà thầu luôn là yếu tố then chốt để đảm bảo tiến độ và chất lượng. Chúng mình cần thống nhất ngay từ đầu về thiết kế, vật liệu, trách nhiệm và mốc thời gian. Bên cạnh đó, luôn nên dự phòng 5–10% thời gian và ngân sách cho các tình huống phát sinh. Trong vận hành, nếu thiết bị tương tác gặp sự cố, cần có phương án dự phòng như mini game hoặc hoạt động giải trí để giữ chân khách. Đặc biệt, nên trực tiếp kiểm tra gian hàng trước giờ khai mạc để đảm bảo mọi thứ hoàn chỉnh. Sau sự kiện, việc lập Báo cáo tổng hợp giúp lưu lại dữ liệu và tối ưu các triển lãm tiếp theo.
Kết luận
Nếu các công ty, doanh nghiệp và nhà thầu làm việc đầy đủ các bước trên và kiểm soát chặt chẽ từng khâu, gian hàng triển lãm sẽ không chỉ là nơi trưng bày thông tin mà sẽ trở thành một không gian truyền cảm hứng, thu hút tương tác và tạo dấu ấn thương hiệu mạnh mẽ. Quy trình rõ ràng sẽ giúp thương hiệu yên tâm về chi phí, tiến độ và tạo nên những trải nghiệm triển lãm thật sự khác biệt cho khách tham quan.
Hãy để SFocus đồng hành cùng bạn để biến mọi không gian trưng bày thành một điểm nhấn ấn tượng, giúp thương hiệu của bạn tỏa sáng tại mọi sự kiện.
Công ty Cổ phần Thiết kế Dàn dựng và Truyền thông SFocus là đơn vị chuyên cung cấp giải pháp trọn gói trong lĩnh vực thiết kế và dàn dựng gian hàng, nội thất, khu trưng bày tổ chức sự kiện và truyền thông quảng cáo
SFocus Design Construction & Communication JSC
📍 316B Quang Trung, Hà Đông, Hà Nội
📞 Tel: 0966.655.936 | 📧 Email: info@sfocus.vn
🌐 Website: https://sfocus.vn/
